23 Jan 14 KPIs que los Facility Managers deben seguir

Los KPIs apoyan la gestión de Facility Management al brindar datos concretos para mostrar exactamente cómo se está desempeñando una instalación. Esos datos generan debates importantes e informan la planificación del mantenimiento. Cuando se utilizan a lo largo del tiempo, los KPIs ayudan a las organizaciones a establecer objetivos y alcanzarlos con una planificación clara basada en datos.

Cuando se trabaja para mejorar las operaciones y la productividad de las instalaciones, existen muchos KPI que pueden ayudar. Compartimos algunos que proporcionan una base completa para la planificación del mantenimiento y la confiabilidad.

1. Puntuación de satisfacción del empleado (usuario)
Una fuerza laboral descontenta podría ser un síntoma de problemas subyacentes que están perjudicando la productividad. Puede haber algo que les impida completar su trabajo (lo que, por lo tanto, resulta en una menor satisfacción) o puede haber condiciones de trabajo inseguras. De cualquier manera, los empleados descontentos generalmente generarán una alta tasa de rotación, lo que aumenta los costos de personal.

2. Productividad laboral
La productividad general de su fuerza laboral indica qué tan bien sus empleados pueden completar las tareas a tiempo. Si es bajo, podría significar que hay algo que se interpone en el camino de la productividad, o puede ser simplemente el resultado de una baja moral.
3. Tiempos de resolución de Órdenes de Trabajo
El tiempo que lleva completar las órdenes de trabajo de mantenimiento muestra la eficiencia de su planificación y flujos de trabajo de mantenimiento. Si las órdenes de trabajo parecen tardar en promedio un tiempo excesivamente largo en completarse, puede ser una señal de mala planificación u obstáculos en el proceso que retrasan su finalización. Al final, los tiempos de resolución lentos pueden afectar la confiabilidad, ya que las tareas de mantenimiento preventivo no se completan a tiempo.

4. Costos brutos de gestión de instalaciones por 1 m² o 1 pie²
Medir los costos brutos de FM por pie cuadrado puede dar a los administradores de instalaciones una idea aproximada de cuánto presupuesto necesitan para mantener las instalaciones en funcionamiento. La cifra promedio varía según la industria, por lo que vale la pena analizar este KPI con el tiempo para obtener los mejores resultados. Un costo demasiado alto puede significar que se necesita más presupuesto o puede indicar la necesidad de optimizar los procesos en alguna parte.

5. Relación mantenimiento planificado versus mantenimiento reactivo
Idealmente, debería realizar más mantenimiento planificado que mantenimiento reactivo. Si el tiempo dedicado al mantenimiento reactivo supera un cierto umbral en comparación con el mantenimiento planificado, es probable que no esté al tanto de las tareas preventivas necesarias. O la prevención no es la prioridad que debería ser, o hay algo que impide completar los MP a tiempo.

6. Número de quejas de empleados (usuarios)
Un gran número de quejas de los empleados puede indicar malas prácticas de gestión, condiciones de trabajo inseguras, malas prácticas de mantenimiento, entornos laborales tóxicos o problemas similares. El número (y la naturaleza) de estas quejas puede proporcionar información valiosa sobre las prácticas de gestión de instalaciones.

7. Costos de mantenimiento por 1 m² o 1 pie²
Al igual que con los costos de administración de instalaciones por pie cuadrado, los costos de mantenimiento por pie o metro cuadrado les dan a los administradores de instalaciones una idea de cuánto presupuesto necesitan. Además, el seguimiento de este número a lo largo del tiempo puede proporcionar información sobre si los procesos de mantenimiento están mejorando o deteriorándose. Un número cada vez mayor puede justificar una investigación sobre el estado de los activos, la eficiencia del flujo de trabajo y otras métricas relacionadas.

8. Costos de operación 1 m² o 1 pie²
Los costos de operación por pie cuadrado brindan a los administradores de las instalaciones una idea de qué tan bien se mantiene su equipo, qué tan eficientemente se utiliza su fuerza laboral y qué cambios presupuestarios podrían ser necesarios. Si los costos operativos aumentan con el tiempo, puede haber un problema con la forma en que se mantienen los activos. Si están disminuyendo, podría mostrar que los planes actuales están teniendo un impacto positivo.

9. Costos de servicios públicos por 1 m² o 1 pie²
Los costos de servicios públicos por pie cuadrado muestran la cantidad de electricidad, calefacción, refrigeración, etc. que se necesitan para mantener la instalación en funcionamiento. Un costo anormalmente alto podría justificar el cambio a activos más eficientes (como bombillas de alta eficiencia) o la puesta a punto de equipos de servicios públicos (como sistemas de calefacción y refrigeración). En algunos casos, es posible que sea necesario cambiar la cultura del lugar de trabajo, como si los empleados tienden a utilizar aguas residuales o electricidad cuando realizan tareas relacionadas con el trabajo.

10. Costos de limpieza por 1 m² o 1 pie²
Mantener limpios los equipos y los lugares de trabajo es importante, pero si el costo parece aumentar demasiado con el tiempo, puede haber un problema con la forma en que se realiza o incluso con el estado actual de los activos de la instalación. Por otro lado, la disminución de los costos puede significar que haya desordenes menos frecuentes o que las instalaciones no estén al día con las tareas de limpieza como deberían.

11. Costos de seguridad por 1 m² o 1 pie²La seguridad es importante para la gestión de instalaciones, pero tiene sus costos asociados. El seguimiento de los costos de seguridad por pie cuadrado ayuda a los administradores de instalaciones a planificar la cantidad de presupuesto necesario para mantener seguros la propiedad, los activos y los empleados. Si el costo parece un poco alto, puede que sea necesario cambiar a un sistema más rentable.

12. Mantenimiento reactivo versus mantenimiento preventivo a lo largo del tiempo
Al igual que con el mantenimiento planificado versus el reactivo, el seguimiento del mantenimiento preventivo versus el reactivo a lo largo del tiempo brinda a los administradores de instalaciones una idea de cómo se ejecutan los procesos de mantenimiento. Las tendencias favorables muestran que el equipo se mantiene al tanto de los PM y cuida adecuadamente el equipo.

Es importante saber esto desde la perspectiva de los KPI de gestión de instalaciones porque siempre queremos ver algún tipo de relación y tendencia para nuestro mantenimiento reactivo o correctivo en comparación con nuestro preventivo. ¿Hay algo que podamos hacer para evitar que surjan problemas?

13. Dinero gastado en equipos nuevos versus reparaciones
Algo relacionado con lo anterior, pero al final del día, queremos gastar nuestro presupuesto en nuevos equipos, nuevas actualizaciones y luego gastar dinero en reemplazos y reparaciones. Estamos buscando tendencias aquí nuevamente a lo largo del tiempo para que podamos encontrar algún tipo de datos procesables.

14. Tiempo promedio de finalización o tiempo de respuesta del trabajo presentado
Debería explicarse por sí mismo, PERO el tiempo para responder a las órdenes de trabajo, quién lo ha hecho y el tiempo desde la apertura hasta el cierre también son siempre muy importantes.

¿Interesado en ser Miembro APAFAM?

APAFAM es una plataforma estratégica que integra a profesionales, empresas de Facility Management, Facility Services y proveedores mediante programas de formación para el desarrollo profesional de los actores de esta disciplina. A su vez, nos convertimos en un punto de encuentro estratégico que conecta a las empresas en el Facility Management con el mercado de mayor demanda y crecimiento en la actualidad. Para más información escríbanos a info@apafam.com.pa