31 Oct OIPS Ingeniería | Operación bajo control: software y monitoreo que multiplican resultados

Cuando la gestión de un edificio depende de correos, llamadas y hojas de cálculo sueltas, cada día es una carrera de obstáculos; sin embargo, la diferencia aparece cuando se cuenta con herramientas que pueden dar apoyo a los Facility Managers para mejorar su desempeño y enfoque hacia la propiedad. En este artículo revisaremos la importancia de contar con un software especializado para Facility Management, que involucre datos arrojados por sensores y con monitoreo en tiempo real de los sistemas clave: energía, agua, calidad del aire, temperatura, humedad y ocupación. En conjunto, estos dos recursos transforman la operación en un proceso ordenado, predecible y medible. Este enfoque es precisamente lo que está redefiniendo el estándar del sector. 

Tiempo optimizado, prioridades claras

Un software de FM organiza el trabajo automáticamente: las solicitudes ingresan, se asignan al equipo adecuado y avanzan con evidencias, responsables y plazos. El resultado es menos problemas que resolver en el día a día y más enfoque. La trazabilidad integral —historial de activos, contratos y checklists— permite explicar decisiones y sostenerlas con datos visibles para todos. 

Del dato a la acción: monitoreo en tiempo real

El monitoreo continuo convierte señales dispersas en decisiones concretas:

• Energía eléctrica: en donde el Facility Manager podrá ver consumos por área y horario que revela picos y oportunidades de ajuste; de esta manera se podrán reducir penalizaciones y alargar la vida de los equipos.
• Agua: con esta medición, las fugas se detectan temprano con alertas por desvíos de caudal; así se podrán cerrar a tiempo válvulas y evitar costos inesperados.
• Calidad del aire (IAQ): los indicadores como CO₂ y partículas, señalan cuándo reforzar ventilación; mejorar el confort y bajar la fatiga de los ocupantes.
• Temperatura y humedad: los mapas térmicos por zona evitan extremos, protegen salas o espacios críticos y previenen condensación y moho.
• Ocupación: conocer el uso real de los espacios permite ajustar labores de limpieza, seguridad y climatización según demanda, no por rutina.

La verdadera potencia surge al conectar estas señales con el flujo operativo: una alerta abre una orden de trabajo, el técnico atiende y documenta con fotos, y los indicadores se actualizan en tiempo real. La operación aprende, se corrige y mejora cada día.

Experiencia del ocupante y del cliente interno

Cuando las incidencias se reportan desde un dispositivo móvil y su estado puede consultarse en cualquier momento, disminuyen las quejas y aumenta la confianza entre los stake holders y el Facility Manager, entonces la gestión de Facilities deja de ser un “centro de costos” para convertirse en un habilitador del bienestar y la continuidad del negocio.

Presupuesto bajo control y ROI demostrable

Unificar costos por activo, sitio y orden de trabajo permite calcular el costo total de mantenimiento de la propiedad y decidir con evidencia entre reparar o reemplazar. Los reportes antes/después muestran ahorros en energía y agua, reducción de correctivos y cumplimiento de niveles de servicio. La dirección recibe tableros ejecutivos claros, útiles para priorizar inversiones.

Seguridad, cumplimiento y cero papeles

Permisos de trabajo, inducciones, matrices de riesgo y auditorías viven en el mismo sistema. Todo queda evidenciado con firmas y fotografías, con alertas de vencimientos para contratos, pólizas y certificaciones. Este orden reduce riesgos legales y acelera inspecciones.

Implementación que no frena la operación

En OIPS Ingeniería hemos desarrollado el Software “Facility”, el mismo involucra todo lo que hemos tratado anteriormente, además nuestros servicios de monitoreo de todas las variables complementan de manera importante los resultados. Empezar con un piloto acotado permite medir resultados, ajustar procesos y escalar a múltiples áreas o propiedades sin perder consistencia ni control.

Por Mario Fernando Ospina González, Director OIPS Ingeniería

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